Qual é o prazo correto para a guarda de documentos trabalhistas?

O problema do prazo correto para o armazenamento dos “documentos trabalhistas”, ou seja, decorrentes de relações empregatícias, é objeto frequente entre empregadores.

Muitos empregadores fazem o descarte incorreto de documentos trabalhistas, acreditando que só é importante mantê-los durante os 5 (cinco) anos não alcançados pela prescrição na Justiça do Trabalho, generalizando o tempo de guarda. Outros empregadores recorrem à contratação de serviços de empresas de armazenamento de documentos, a fim de fugir de riscos e erros relacionados ao descarte incorreto desse tipo documental.

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A crença geral entre os empregadores é de que os documentos relacionados ao trabalho devem ser guardados pelo prazo mínimo de 5 (cinco) anos, contados da data do pagamento ao empregado, ou, ainda, de 2 (dois) anos a contar da data da rescisão contratual, em razão da prescrição bienal prevista para o ingresso de reclamações trabalhistas por empregados urbanos ou rurais.

Isto porque, na forma do art. 7º, XXIX, da CF, é direito do trabalhador, urbano e rural, mover ação judicial, quanto aos créditos resultantes das relações de trabalho, com prazo prescricional de cinco anos, até o limite de dois anos após a extinção do contrato de trabalho. Na mesma linha, o art. 11, caput, da CLT, o qual prevê que “[a] pretensão quanto a créditos resultantes das relações de trabalho prescreve em cinco anos para os trabalhadores urbanos e rurais, até limite de dois anos após a extinção do contrato de trabalho”.

Entretanto, a verdade é que os documentos trabalhistas devem ser guardados atendendo a distintos prazos de prescrição estabelecidos em diferentes normas jurídicas, de modo que o prazo recomendado de guarda varia conforme a natureza de cada documento e conforme a finalidade para o qual o documento foi emitido.

Neste sentido, há documentos em que não são aplicáveis os prazos prescricionais de 5 (cinco) ou de 2 (dois) anos, devendo ser armazenados por tempo superior, inclusive por prazo indeterminado, situação jurídica que demanda do empregador uma atenção prolongada.

 Convém explicar que o motivo de tantos prazos distintos se justifica no fato de que o instituto da prescrição se referir, tão somente, à perda da exigibilidade ou da pretensão do titular de algum direito – que entenda ter sido violado – para que possa requerer uma resposta judicial.

Apesar da relação empregado-empregador ser uma relação privada, o Direito do Trabalho é fundamentalmente direcionado ao ser coletivo, que prepondera sobre o ser individual, e, portanto, as relações são regidas por normas de natureza pública, que impõem, dentre outros, prazos de guarda que não se associam apenas à prescrição, mas que orientarão a Administração Pública, notadamente por meio da atividade de inspeção do trabalho e que pode vir a ser objeto de interesse de outros órgãos de controle, visando assegurar a aplicação das disposições legais concernentes às condições de trabalho e à proteção dos trabalhadores no exercício das suas profissões

Ademais, a construção de diferentes entendimentos exarados em julgados, súmulas e OJs do Tribunal Superior do Trabalho, bem como, a existência de atos normativos diversos dispondo sobre os diferentes tipos de documentos que participam da relação trabalhista (sejam Decretos, Normas Regulamentadoras ou Portarias), que orientam o controle e a fiscalização das relações de trabalho pelo poder público, fazem com que as empresas devam procurar obter orientação especializada para se adequarem corretamente e, dessa forma, se protegerem, em relação ao tempo devido de armazenamento de todos os diferentes tipos de documentos tratados ao longo de toda uma relação de trabalho.

Portanto, para se obter a reposta de qual é o prazo de guarda correto para os documentos trabalhistas, as empresas devem observar as diversas normas que tratam a respeito (quais sejam: Constituição Federal, Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), Decreto-Lei nº 2052/1983, Decreto nº 6003/2006, Portaria MTE nº 1129/2014, Portaria MTb nº 3214/1978, Normas Regulamentadoras nº 4 (NR-4), nº 5 (NR-5), nº 7 (NR-7) e nº 9 (NR-9), Lei nº 8.036/1990, bem como, importantes entendimentos manifestados pelos Tribunais, tais como: OJ 83 da SBDI-1 do TST; Súmula 308, I, do TST; E-ED-RR19800- 17.2004.5.05.0161, SBDI-1; Súmula nº 362 do TST, entre outros.

Consequentemente, é altissimamente recomendado que os empregadores procurem consultores trabalhistas especializados, para que possam obter a correta orientação e a adequação de todos os procedimentos internos da empresa para o devido resguardo em relação ao prazo de manutenção dos documentos vinculados às diferentes relações de trabalho de cada empresa.