LGPD em Cartórios: CNJ determina adequação até fevereiro

O Provimento 134 de agosto de 2022 do CNJ é o documento que foi editado pelo Conselho Nacional de Justiça para esclarecer a adequação das Serventias Extrajudiciais, ou seja, dos Cartórios, à Lei Geral de Proteção de Dados. Ou seja, este provimento veio para regulamentar a aplicação da LGPD, que é uma Lei Geral, no âmbito dos Cartórios, apontando os parâmetros mínimos que as Serventias Extrajudiciais devem observar para obter uma adequação satisfatória.

Tendo o Provimento 134 tornado obrigatória a adequação dos Cartórios aos ditames da LGPD no prazo de 180 dias, o seu cumprimento passará a ser um dos itens a serem observados pelas Corregedorias do Tribunal de Justiça, em seu papel de fiscalização direta das Serventias Extrajudiciais. Ou seja, os Tabeliães devem se cuidar em buscarem o processo de adequação de suas Serventias até o final de fevereiro de 2023, sob pena, inclusive, do Tabelião vir a sofrer alguma espécie de punição.

Dentre os requisitos mínimos de governança à LGPD regulados pelo Provimento 134 está a realização do mapeamento de dados pessoais tratados pelo Cartório e o seu devido registro, o chamado “inventário de dados pessoais”. 

O art. 7° do Provimento, no seu inciso I, determina as informações mínimas que devem constar no inventário de dados, sendo estas: a finalidade do tratamento, a categoria dos dados pessoais e a descrição dos dados utilizados, as formas de coleta, a base legal, a descrição das categorias titulares, se é feito o compartilhamento de dados com terceiros e as categorias de destinatários, se é feita transferência internacional, o prazo de armazenamento e as medidas de segurança da informação adotadas.

O mapeamento de dados é a espinha dorsal de toda a adequação da Serventia ao âmbito da proteção de dados pessoais. A partir do mapeamento de todos os processos do Cartório, torna-se possível identificar as vulnerabilidades existentes e que precisam ser devidamente tratadas para a segurança da organização e dos próprios titulares dos dados tratados, em conformidade com o inciso II do art. 7° do Provimento.

Já o art. 8 do Provimento traz um importante alerta às Serventias Extrajudiciais: a adequação dos Cartórios à LGPD não consiste somente em revisão de contratos! A revisão contratual é apenas um dos pontos necessários dentro da adequação da Serventia e somente é possível ser realizada de maneira assertiva após um bom mapeamento de todos os processos da organização.

Ademais, é imprescindível destacar que para ser feita uma boa adequação é essencial que os Tabeliães observem não somente o Provimento 134, mas todas as normativas regulatórias sobre os Cartórios no Brasil, especialmente o Provimento 74 de 2018 (o qual estabelece os parâmetros mínimos para a Segurança da Informação dos Cartórios) e o Provimento 50 (o qual estabelece os parâmetros de temporalidade para a guarda de documentos pelos Cartórios), visto que estes outros Provimentos estabelecem um diálogo direto com o Provimento 134 e a Lei Geral de Proteção de Dados.

Também é importante lembrar que, uma vez que os Cartórios estão submetidos a uma fiscalização direta pelas Corregedorias dos Tribunais de Justiça Estaduais, provavelmente, existem ou serão editadas regulações estaduais para a adequação destes à LGPD, até mesmo podendo já existir regulações editadas pelo Tribunal de Justiça ou em Lei Estaduais sobre aspectos relacionados às Serventias de cada Estado.

Ainda, não se pode esquecer que a depender do tipo de Serventia Extrajudicial existem normativas próprias que também precisam ser observadas, por exemplo, o Cartório de Títulos e Protestos, que possui Lei Federal específica o regulando. Inclusive, o próprio Provimento 134 do CNJ traz apontamentos específicos que cada tipo de Serventia Extrajudicial deve observar em relação à Lei Geral de Proteção de Dados.

Ou seja, para que possa ser feita uma adequação dos cartórios satisfatória à LGPD, é preciso primeiramente conhecer e compreender todo o aparato regulatório que entremeia a organização e o funcionamento das Serventias Extrajudiciais no Brasil. Principalmente para que se possa observar adequadamente a alocação das bases legais para o tratamento de dados pessoais em Cartórios, é preciso antecipadamente se ter conhecimento sobre as suas obrigações legais, possibilitando, então, um bom uso das bases legais, tão relevantes a boa consecução dos serviços cartorários.